Ne írj listát a teendőidből! Ez a módszer csak kudarcot és frusztrációt szül. Gondolj csak arra a listára, amit jelenleg használsz. Hány teendő van rajta már az „ősidők” óta? Milyen gyakran futod át, hogy olyan tennivalót találj, amit villámgyorsan letudhatsz? Hány olyan teendő van köztük, mely valójában nem is teendő, hanem egy komoly projekt, mely részletes szervezést igényel?
Öt fő probléma van, melyek hatástalanná teszik a teendőlistákat
A választás paradoxonja
Barry Schwartz és Sheena Iyengar kísérleteken keresztül megállapították, hogy minél több dolog közül választhatunk, például vásárlás során, annál több negatív érzelem keletkezik bennünk. Ilyenkor ugyanis egyfajta pszichés teher alá kerülünk, túl nagy felelősséget fog jelenteni a döntés, mivel folyamatosan a kihagyott lehetőségek fognak a fejünkben járni, azaz, hogy mi lett volna, ha a másik terméket választjuk. Schwartzék kísérletei szerint agyunk legfeljebb hét választási lehetőséggel tud megbirkózni, mielőtt túlterhelődne. Könnyebb döntenünk és koncentrálnunk, amikor kevesebb dolog közül választhatunk. Ha ránézel a listádra és 58 megoldásra váró teendőt látsz, az bénító, riasztó hatással lehet rád és inkább elmész e-maileket olvasgatni vagy böngészed a netet, ahelyett, hogy valódi produktív munkát végeznél.
Eltérő nehézség
Ha a listádon egyes teendők elvégzése mindössze pár percet vesz igénybe, míg mások akár félórán át vagy még tovább tarthatnak, nem is kérdés, hogy a rövidebbeket fogod elvégezni, többek között a gyorsabb pszichológiai elégedettség érdekében, melyet egy-egy elvégzett teendő kihúzása okoz. Ez azt jelenti, hogy a hosszabb teendők sokáig „várólistán” lesznek, különösen, ha listád folyamatosan bővül további gyorsan elvégezhető tevékenységekkel.
Eltérő prioritás
Ha a listádon szereplő teendők eltérő fontossággal bírnak, bizonyára valamilyen szempont szerint osztályozod a prioritásukat, azaz előreveszed a fontosakat, a kevésbé fontosakat azonban halogatod, amíg fontosabbá nem válnak. Ez azonban ismét ahhoz vezet, hogy addig figyelmen kívül hagysz valamit, amíg késő lesz. Gondolj csak bele, ha sok kiadásod van, sokadrangúvá válik az autód műszaki állapotának ellenőriztetése, amikor azonban lerobbansz a semmi közepén, hirtelen a lista élére ugrik, de akkor már késő.
A kontextus hiánya
A teendőlisták nem tartalmazzák a szükséges kontextust, melyek alapján könnyebben eldönthetnéd, hogy éppen mivel kellene foglalkoznod. A listán minden teendő ugyanúgy néz ki: három-négy szó a papíron. Az azonban nem derül ki egyértelműen belőle, hogy mennyi időbe fog telni az elvégzése, mikorra kell elvégezni, stb. Ezen információk hiányában nem tudsz intelligens döntést hozni azzal kapcsolatban, hogy mikor melyik teendőre kellene koncentrálnod.
Elkötelezettségi eszköz hiánya
A teendőlisták nem gátolnak meg abban, hogy a legkellemesebb feladatokat válaszd a legfontosabbakkal szemben. Ennek az az oka, hogy nem rendelkeznek „elkötelezettségi eszközzel”, mely rákényszerítene, hogy olyasvalamire koncentrálj, melyről egyébként könnyen elterelődne a figyelmed. Egy kínai tábornok földrajzi elkötelezettségi eszközöket használt a csaták során úgy, hogy embereit egy folyónak háttal állította föl, így ha akartak volna sem tudtak volna megfutamodni. Ennél kevésbé drámai megoldás, ha egy szoftver segítségével egy adott időre letiltod az internetkapcsolatodat, amíg a számítógépen dolgozol.
A hasznavehetetlen teendőlisták helyett sokkal jobb alternatíva a naptár használata.
Fogd a listádon lévő teendőket, vedd figyelembe, hogy meddig fognak tartani és ennek megfelelően írd át őket a naptáradba. Ne felejts el időt hagyni az e-mailezés elintézésére és egyéb irodai teendőkre és mindennap hagyj egy-két órát üresen, mely alatt elintézheted a váratlanul felmerülő feladatokat.
Azzal, hogy pontosan eldöntöd, mivel mikor fogsz foglalkozni, kiküszöbölöd a választás paradoxonját, a komplexitás és a prioritás eltérőségét, kézzelfoghatóvá teszed a határidőket és egy elkötelezettségi eszköz kerül a kezedbe, aminek köszönhetően mindig azzal foglalkozol, amivel kell.
Könnyen lehet, hogy mindez felnyitja majd a szemedet. Talán nehéznek, sőt, lehetetlennek fogod találni, hogy mindennek helyet szoríts, de ez az élet a maga valóságában. A naptár segítségével tisztább képet festhetsz arról, hogy mit kell tenned és mikor. Ha kitartsz a teendőlista mellett, mert félsz attól, amit a naptár tartogathat, a határidők, az elvégzendő feladatok akkor is ott lesznek, legfeljebb nem fogsz tudni róluk, csak akkor, amikor már semmit nem tehetsz.
Azzal, hogy naptárba írod a teendőidet, könnyebben el fogod tudni dönteni, hogy belevágj-e egy új projektbe vagy ne, ha pedig igent mondasz, pontosabb határidőt fogsz majd tudni megállapítani.
Talán azt gondolod, „Nem mondhatom meg a főnökömnek, hogy ezt nem lehet február közepéig elvégezni.” Pedig az igazság az, hogy meg KELL mondanod, ha valami nem fog menni. A pénzügyi vezető felelőssége, hogy nemet mondjon, ha a vállalatvezető új épületbe akarja költöztetni a céget vagy új embereket akar felvenni, de nincs rá keret. Ugyanígy a te felelősséged az, hogy nemet mondj, ha egy projektre túl rövid a határidő. Senkinek nem lenne jó, ha a céged igent mondana, de nem készülne el időre.