Kaptál már olyan üzenetet, melyből azt érezted, hogy a feladó nem igazán gondolt bele, milyen információra is van szükséged, mit kell tudnod vagy hallanod? Vettél már részt olyan prezentáción, ami teljesen hidegen hagyott?
Talán te magad is küldtél már olyan üzeneteket, melyekről visszagondolva megállapítottad, hogy nem igazán vetted figyelembe velük hallgatóságodat és szükségleteiket.
Ez a legjobb esetben is frusztráló, a legrosszabban pedig egyenesen gátló hatása lehet, és pont az ellenkezőjét éred el az üzenettel, mint amit szerettél volna.
Függetlenül attól, hogy mindennapos dolgokról szeretnél beszélni vagy óriási változásokat jelentesz be a cégeden belül, a jó kommunikáció megfelelő tervezéssel kezdődik.
Az első lépés, hogy képzeld magad a hallgatóságod helyébe. Miről kell tudniuk, mit szeretnének hallani? Milyen módon szeretnek információhoz jutni? Mi az, ami elterelné a figyelmüket mondanivalódról? Hogyan bizonyosodhatsz meg róla, hogy eljutott hozzájuk az üzeneted?
A jó kommunikáció tehát többől áll, mint egy jó üzenet megírása vagy egy jó prezentáció összeállítása. Ez a módszer segíteni fog sorra végigmenni a felkészülés, tervezés egyes elemein, hogy olyan üzenetet hozhass létre, melyre a hallgatóságodnak szüksége van, és amit az megfelelően tud dekódolni.
Add el az üzenetedet!
A jó vállalati kommunikáció nagyban hasonlít a jó marketinghez. Van egy üzeneted (terméked), amit szeretnél „eladni” hallgatóságodnak (vevőidnek). Ha szeretnéd, hogy „megvegyék” az üzenetedet, úgy kell tálalnod azt, hogy könnyen megértsék és lekösse a figyelmüket. Meg kell bizonyosodnod róla, hogy több értéke, előnye, mint hátránya (az „ár”, amit fizetni kell érte) van. A hallgatóságoddal a megfelelő kommunikációs csatornán keresztül kell fölvenned a kapcsolatot. A kommunikáció végeztével képesnek kell lenned felismerni, hogy mennyire voltál hatékony és hallgatóságod mennyire „vette meg” az üzenetet.
Hogyan használd ezt a módszert?
Használd a következő lépéseket, hogy jól kommunikálj. Hozz létre egy táblázatot, mellyel könnyebben megtervezheted a kommunikáció menetét és célját.
Határozd meg a céljaidat
1. Kommunikációs lépés:
Tudd, hogy mi a kommunikáció fő célja. Mit szeretnél elérni és miért? Írd össze a céljaidat egy táblázatba.
Példa a táblázatra:
| Kommunikációs terv a következőre: | ||||
| A kommunikáció fő célja: | ||||
|
Hallgatóság |
Kommunikációs célok |
Üzenet |
Csatorna |
Időzítés |
Határozd meg a különböző hallgatósági csoportokat
2. Kommunikációs lépés:
Határozd meg és csoportosítsd a különböző hallgatóságokat. Ez a lépés először meglehetősen bonyolultnak tűnhet, de a következő példával egyszerűbben megérthető.
Úgy gondolj a különböző hallgatóságokra, mint csoportokra, akikkel kommunikálnod kell. Minden egyes ember egyszerre akár több hallgatósági csoportba is tartozhat. Vegyük például a következő négy csoportot:
- Mindenki, aki a New Jersey-i irodában dolgozik
- Mindenki, aki a sydney-i irodában dolgozik
- Vevőszolgálati csapatok
- HR igazgatók
Joe egy HR igazgató, aki a sydney-i irodában dolgozik, így ő rögtön két hallgatósági csoportba tartozik egyszerre, csakúgy, mint Sue, aki a vevőszolgálati csapat tagja New Jersey-ben. Lee, aki IT szakértőként dolgozik New Jersey-ben, azonban csak egy csoportba (Mindenki, aki a New Jersey-i irodában dolgozik) tartozik.
3. Kommunikációs lépés:
Most alaposan gondold végig kommunikációd céljait, és határozz meg bizonyos célokat minden hallgatósági csoporttal kapcsolatban. Jó módszer erre, ha belegondolsz a hallgatóságod szükségleteibe – mire van szükségük és mit szeretnének hallani. A különböző célokat (több is lehet) írd fel a fenti táblázatba.
Tervezd meg az üzenetet és azt, hogy milyen csatornán keresztül küldöd el
Ha meghatároztad a célokat, és azt, hogy pontosan milyen hallgatósági csoportokkal kell kommunikálnod, ideje megtervezned magát a kommunikációt. Ez azt jelenti, hogy olyan üzenetet hozol létre, mellyel elérheted a kívánt célokat, és ha ez megvan, eldöntöd, hogy milyen módon juttatod célba azt.
4. Kommunikációs lépés:
Mielőtt belekezdenél a részletes tervezésbe, gyűjtsd össze a lehetséges csatornákat, melyeken keresztül folyhat majd a kommunikáció. Gondolkozz kreatívan! Valószínűleg már eddig is sok nagyszerű kommunikációs módot kipróbáltál cégeden belül, de néhány új módszer megkönnyítheti üzeneted célba juttatását. Íme egy lista, melyből akár te is válogathatsz:
- Hírlevél
- Telefonos konferencia
- Üzenőtáblák
- Vezetőségi eligazítás
- Poszterek
- Ebédidei meeting
- Cikk feltöltése a belső hálózatra
- Team meeting
- Konferencia a belső hálózaton
Tipp: Ne feledkezz meg a meglévő csatornák használatáról!
A vállalatot érintő fontos híreket többnyire vállalati események keretein belül mutatják be. Ne feledkezzünk meg azonban a már meglévő csatornák használatáról sem, például a hírlevél és a belső hálózat használatáról, vagy meetingek szervezéséről. Azzal, hogy a már meglévő csatornákon keresztül a megfelelő időben küldöd el a megfelelő üzenetet, hatékonyan teremthetsz kapcsolatot hallgatóságoddal.
5. Kommunikációs lépés:
Hogy minden csoport számára megfelelő üzenetet tudj tervezni, először a szélesebb körül, több embert magukban foglaló csoportokra gondolj. A mi példánkban ez a két csoport a „Mindenki, aki a New Jersey-i irodában dolgozik” és a „Mindenki, aki a sydney-i irodában dolgozik”.
- Ahogy minden csoportot sorra veszel, tedd fel a következő kérdéseket:
- Mit kell tudnia a hallgatóságnak, és mit akar tudni?
- Mikor kell kommunikálnunk velük?
- Mi a szokásos vagy preferált módja az adott hallgatósággal való kommunikációnak?
- Az adott hallgatóságot és üzenetet figyelembe véve mi lenne az üzenet célba juttatásának legmegfelelőbb módja?
Néhány üzenetnek idővel az összes hallgatósági csoport céljainak meg kell felelnie. Üzeneted megtervezésekor ezt is vedd figyelembe.
Tipp:
A cikkben korábban a kommunikációs tervezést a marketinghez hasonlítottuk. A marketingen belüli ismert mondás szerint a vásárlónak hétszer kell látnia üzenetedet, mielőtt megvenné a terméket. Ez talán kissé túlzó, de valóban elképzelhető, hogy többször el kell mondanod üzenetedet, mielőtt az célt érne. Ugyanakkor azt is vedd figyelembe, hogy egyes emberek több hallgatósági csoportba is beletartoznak, így ők több üzenetet kapnak. Próbáld meg úgy megtervezni kommunikációdat, hogy mindenkihez a megfelelő üzenet jusson el, és ne áraszd el őket vagy még rosszabb, ne zavard össze őket túl sok üzenettel.
Ellenőrizd le hatékonyságod
6. Kommunikációs lépés:
Jó, ha van visszajelzésed az üzenetről, amit megterveztél és továbbítottál a hallgatóságod felé. Tegyél fel kérdéseket a hallgatóságodnak, hogy megbizonyosodj róla, megértették az üzenetedet. Azzal, hogy azonnali visszajelzéseket kapsz, lehetőséged nyílik változtatni jövőbeli üzeneteiden, melyek így jobban illeszkednek majd hallgatóságod szükségleteihez.
Példa:
Tegyük fel, hogy új biztonsági beléptető rendszert szeretnél bevezetni cégeden belül, és az ezzel kapcsolatos kommunikációt kell megtervezned. A kommunikáció célja, hogy mindenki számára gördülékeny legyen a váltás a mostani beléptető rendszerről az újra.
Kik a hallgatósági csoportok és mit kell tudniuk? Először is határozd meg a teljes hallgatóságot: „Mindenki, aki az irodában dolgozik”. Mindenkinek tudnia kell, hogy tervben van a változás, és, hogy mire kell számítaniuk és mikor. Ha a különböző részlegeken dolgozóknak más-más információkra van szüksége azzal kapcsolatban, hogy hogyan szerezzenek beléptető kártyát, stb., akkor eszerint csoportosítsuk őket (Emberek, akik az „A” területen dolgoznak, stb.). És mi a helyzet a biztonsági személyzet dolgozóival? Ők is egy külön kategóriába tartoznak, mivel speciális, részletesebb információkra (vagy akár gyakorlati bemutatóra) van szükségük, hogy megértsék az új rendszer működ(tet)ését.
Ha ez megvan, tervezd meg az üzenetet minden csoport számára. Amellett, hogy egységesen minden dolgozónak tudnia kell a változásról, az adott részlegen dolgozóknak (Emberek, akik az „A” területen dolgoznak) tudniuk kell, hogy az ő részlegükön belül hol van lehetőség például fényképet készíttetni az új beléptető kártyájukhoz. Ezt az információt lehetőleg napokkal a fotózás előtt el kell juttatni hozzájuk. Az új rendszer bevezetése előtti napon is emlékeztetni kell őket, hogy készítsék elő új beléptető kártyáikat, akár üzenetet is hagyhatsz az asztalukon.