Ösztönözd minél jobb munkára a csapatodat
„Teljesítményértékelés”
Elképzelhető, hogy már a szó hallatára összeszorul a gyomrod. Sem az alkalmazottak, sem a vezetők nem szeretnek értékelést hallgatni vagy mondani, és éppen ez a probléma: az emberek csak egyfajta kötelező rosszként látják a visszajelzések adásának és kapásának folyamatát. A vezetők gyakran megtartják maguknak alkalmazottaik teljesítményével kapcsolatos véleményüket vagy dokumentumaikat, aztán, mint egy ugrásra kész macska, az éves értékelésen hirtelen lecsapnak az adott személyre, és egyszerre zúdítják rá az egész év során összegyűlt kritikákat.
Kétség sem fér hozzá, hogy ez az alkalmazottak számára egy nyugtalanító, félelmet keltő dolog, ez pedig egyáltalán nem jó érzelmi állapot, amikor valakinek a teljesítményét beszéljük meg, javaslatokat teszünk a lehetséges megoldásra vagy a jövőbeli célokról beszélünk. Nagy kár ezért, hiszen a visszajelzés, akár adjuk, akár kapjuk, a kommunikáció egyik legfontosabb formája, amivel ráadásul elkötelezettebbé tehetjük az adott személy(eke)t a munka iránt.
Ha megfelelő módon, a megfelelő szándékkal adunk visszajelzést, azzal nagy lépést tehetünk valaki teljesítményének a javítása felé. Az alkalmazottaknak tudniuk kell, mit csinálnak jól vagy kevésbé jól. Ahhoz, hogy fejlődhessenek, hallaniuk kell, hogy valójában mit gondolsz a munkájukról, és mik a javaslataid. A visszajelzéseknek tapintatosnak és rendszeresnek kell lenniük.
A jó és hasznos visszajelzések adása egy rendkívül hasznos kommunikációs képesség és, mint minden képességet, ezt is gyakorolni kell, hogy magabiztosabb és jobb legyél benne. A következő tippek, tanácsok segítségével már akár ma elkezdheted a gyakorlást.
Tipp:
A következőkben általában olyan helyzetekről lesz szó, ahol főnök és beosztottja között zajlik a párbeszéd, visszajelzést azonban azonos beosztású emberek is adhatnak egymásnak, azokban az esetekben is a következőkben bemutatandó elvek érvényesülnek.
Adj visszajelzést hatékonyan
Kommunikációs tanács: Alakítsd úgy, hogy a másik pozitívan élje meg a helyzetet
Mielőtt visszajelzést adsz, emlékeztesd magad, hogy miért is teszed ezt. A visszajelzések lényege, hogy javítsunk egy helyzeten vagy valakinek a teljesítményén. Ha gorombák, kritikusak és támadóak vagyunk, ezt biztosan nem fogjuk elérni.
Ez persze nem azt jelenti, hogy mindig pozitívnak kell lenned. A negativitásnak, sőt a haragnak is van helye a kommunikációdban, ha azt veszed észre, hogy valaki nem szentel elég figyelmet annak, amit mondasz. Figyelj azonban rá, hogy ne ezek legyenek túlnyomó részben a mondanivalódban. Sokkal valószínűbb, hogy hatékony lesz a visszajelzésed, ha pozitívan közelíted meg a dolgot, és valóban a fejlődés lehetőségére koncentrálsz. (Használd a Visszajelzés-mátrix és a Losada-hányados technikáját, hogy pozitív és negatív megállapításaid megfelelő arányban legyenek.)
Kommunikációs tanács: Adj visszajelzést időben
Minél hamarabb adsz visszajelzést az adott eseményről, annál jobb. A visszajelzésnek nem az a lényege, hogy meglepj vele valakit, minél hamarabb elmondod a véleményed, az érintetteket annál kevésbé éri váratlanul.
Gondolj bele: sokkal könnyebb egy egyórás, rosszul sikerült munkáról visszajelzést adni, mint egy éves értékelés során ismét felhozni az összes egyórás munkát, melynek eredménye nem volt kielégítő.
Tipp:
Ez alól kivételt jelent, ha az adott helyzet túlságosan érzelemdús. Ilyenkor a legjobb, ha megvárod, amíg mindenki lehiggad, és csak ezután adsz visszajelzést, különben könnyen lehet, hogy olyasmit mondasz, amit később megbánsz.
Kommunikációs tanács: Rendszeresen adj visszajelzést
A visszajelzés egy olyan kommunikációs folyamat, ami állandó figyelmet igényel. Ha úgy érzed, valamit ki kell mondanod, mondd. Így az emberek mindig tudni fogják, mint csinálnak jól vagy rosszul, kevesebb lesz a kellemetlen meglepetés, és a problémák sem csúsznak ki a kezedből. A visszajelzés nem egy olyan esemény, amire évente vagy három havonta egyszer kell sort keríteni. Persze, a formális értékelésekre, visszajelzésekre ki lehet tűzni bizonyos időpontokat, de informális visszajelzéseket gyakrabban kell adnunk, akár hetente vagy minden nap, az adott helyzettől, munkától függően.
Ha rendszeresen adsz informális visszajelzéseket, akkor a formális értékelések során semmi olyasmi nem fog elhangozni, ami váratlanul érné alkalmazottaidat vagy rosszul érintené őket.
Kommunikációs tanács: Készülj fel, gyakorolj
Nem arról van szó, hogy szöveget kell írnod, amit aztán felolvasol, de tisztában kell lenned vele, hogy mit szeretnél mondani. Ez segít, hogy tényleg azt mondd, amit kell és ne térj el a tárgytól.
Kommunikációs tanács: Légy pontos
Pontosan mondd meg az embereknek, hogy miben kell javulniuk. Fogalmazz pontosan, zárd ki a félreértés lehetőségét. Ha azt mondod valakinek, hogy profihoz méltatlanul viselkedik, akkor mire gondolsz? Túl hangos, túl barátságos, túl hivatalos vagy nem megfelelően öltözködik?
Mindig olyan dolgokról adj visszajelzést, amit te láttál, tapasztaltál, könnyen elbizonytalanodhatsz, ha valaki más nevében kezdesz el beszélni.
Tipp:
Ne túlozz, amikor visszajelzést adsz. Kerüld a „soha”, „mindig”, „minden” és hasonló szavak használatát, különben a másik személy defenzívvé válhat. Minden esetben az adott személy viselkedésének közvetlen következményeire hívd fel a figyelmet, ne személyeskedj, ne csinálj belőle bűnbakot.
Kommunikációs tanács: Csak négyszemközt kritizálj
A nyilvános elismerés remek érzés, a nyilvános kritizálás, azonban nem.
Ha valakinek a munkájával kapcsolatban negatív kritikát kell megfogalmaznod, hívd félre egy biztonságos helyre, ahol nem szakíthatnak félbe vagy nem hallgathatnak ki titeket.
Kommunikációs tanács: Beszélj egyes szám első személyben
A saját szemszögedből fogalmazd meg a visszajelzést, ezzel elkerülöd a személyeskedést.
Hasonlóképpen fogalmazd meg a mondataidat: „Mérges voltam és rosszul esett, amikor a főnököm előtt kritizáltad a jelentésemet.” és kerüld az olyan kijelentéseket mint pl.: „Tegnap nagyon érzéketlenül viselkedtél.”.
Kommunikációs tanács: Ne beszélj egyszerre túl sok dologról
Egy megbeszélés során legfeljebb két dologgal kapcsolatban adj visszajelzést. Ha ennél többet szeretnél egyszerre közölni, akkor azt kockáztatod, hogy esetleg megsérted és demoralizálod a másikat.
Arra is figyelj, hogy csak olyan dolgokat említs meg, amiken az adott személy tud változtatni, befolyásolni.
Kommunikációs tanács: Beszélj a pozitívumokról is
Jó, ha valami pozitív dologgal kezdesz, ez segít a másiknak ellazulni, felszabadultabbá válni. Ráadásul, így azt is megtapasztalja, milyen a sikerélmény, ez pedig arra ösztönzi majd, hogy az általad kritizált területeken is megpróbáljon javítani, hogy legközelebb azért is dicséretet kapjon.
Ha nem érzed erőltetettnek, sokat segíthet az is, ha a beszélgetést szintén egy pozitív visszajelzéssel zárod. Ha negatívval zársz, előfordulhat, hogy az adott személy csüggedtnek és értéktelennek érzi majd magát a beszélgetés végén.
Tipp:
Sok ember túlbuzgó ebben a tekintetben, és túl sok pozitívummal veszi körbe a negatív kritikát. Így az alkalmazott által levont üzenet így hangozhat: „Nahát, nagyon jó munkát végzek”, ehelyett: „Remekül kommunikálok az ügyfelekkel, mindent meg kell tennem, hogy a munkatársaimmal is legalább ilyen jól megértessem magamat.”.
Kommunikációs tanács: Tegyél javaslatokat a megoldásra
Bizonyosodj meg róla, hogy mindketten tudjátok, mit kell tenni az adott szituációban. A másiknak azt az üzenetet kell leszűrnie beszélgetésetekből, hogy érdekel az adott helyzet, és szeretnél segíteni neki a fejlődésben. Tűzzetek ki célokat, készíts tervet arra vonatkozóan, hogyan fogod felügyelni és ha kell, segíteni a fejlődést.
Tipp:
Elképzelhető, hogy nem mindenben értetek egyet, ezért jól teszed, ha megkéred a másikat, hogy ő is mondja el a saját álláspontját. Tegyél fel hasonló kérdéseket: „Ön mit gondol erről?” , „Ön szerint megfelelően ábrázoltam a történteket?”. Hallgasd meg figyelmesen, amit mond, és próbáld meg rávenni, hogy ő maga javasoljon egy lehetséges megoldást a problémára. Ha saját maga talál ki egy megoldást az adott helyzetre, sokkal nagyobb a valószínűsége, hogy meg is teszi a szükséges lépéseket. Na prédikálj, kerüld az olyan szavakat, mint „jó”, „rossz”, „muszáj”, „kell”, stb.
Kommunikációs tanács: Kövesd figyelemmel a történéseket
A visszajelzések lényege, hogy pozitív változásokat érj el vele. El kell döntened, hogy szavaid hatásosak voltak-e, és történt-e változás, és ennek megfelelően kell cselekedned. Mindig beszéld meg az adott személlyel, hogy mi az, ami jól működik és mi az, ami nem.
Tipp:
Az is fontos, hogy te is rendszeresen kérj és kapj visszajelzést főnöködtől, munkatársaidtól és ügyfeleidtől. Olvasd el a „Kérj visszajelzést” című cikkünket, ha többet szeretnél megtudni erről.
Kulcspontok
A visszajelzés egy kétirányú út. Tudnod kell, hogyan adj hasznos visszajelzéseket, de azzal is tisztában kell lenned, hogyan fogadd és dolgozd fel őket.
Ha jól használják, a visszajelzés nem lesz sértő, demoralizáló vagy rémisztő, minél többet gyakorolsz, annál jobb visszajelzéseket tudsz majd adni. Talán soha nem ez lesz a kedvenc módod, hogy az alkalmazottaiddal, munkatársaiddal vagy a főnökeiddel kommunikálj, de mindenképpen nagyon hasznos lehet, ha munkahelyedet eredményesebbé és harmonikusabbá szeretnéd tenni.