Miért olyan fontosak a kommunikációs képességek?
A kommunikáció lényege, hogy eljuttasd másokhoz az üzenetedet, tisztán és egyértelműen. Ahhoz, hogy ez megtörténjen, a feladónak és a címzettnek is tennie kell. Ebbe a folyamatba gyakran csúszhat hiba, a címzettek gyakran félreértik az üzenetet. Ha ezt nem vesszük észre időben, az zűrzavart okozhat és kihagyott lehetőséget, és felesleges erőfeszítéseket eredményezhet.
A kommunikáció akkor sikeres, ha a feladó és a címzett is ugyanazt az információt érti meg az üzenetből.
Azzal, hogy sikeresen továbbítod az üzenetedet, hatékonyan közvetíted gondolataidat és ötleteidet. Ha sikertelen a kommunikáció, a közvetített gondolatok és ötletek nem feltétlenül fedik majd a valóságot, ami kommunikációs zavart okozhat, és meggátolhat céljaid elérésében, akár munkádról, akár magánéletedről van szó.
Egy nemrégiben készült felmérés szerint az 50 ezernél több alkalmazottat foglalkoztató cégeknél egységesen a jó kommunikációs képességek megléte volt az egyik első számú szempont a vezetők kiválasztásánál.
A Pittsburghi Egyetem által vezetett kutatás kimutatja, hogy az írásbeli és szóbeli kommunikációs képességek, és a másokkal való együtt dolgozás képessége az egyik legfontosabb feltétel a sikerességhez.
Bár nagyobb a hangsúly a kommunikációs képességeken, sokaknak még mindig gondot okoz, hogy hatásosan közvetítsék mások felé gondolataikat és ötleteiket, akár szóban, akár írásban. Ez majdnem teljesen lehetetlenné teszik a számukra, hogy hatékonyak legyenek munkájuk során, és az előrelépésben is meggátolja őket.
Kiemelkedően fontos, hogy üzenetedet célba tudd juttatni. Ehhez tudnod kell, mi pontosan az üzeneted, milyen hallgatóságnak küldöd azt, és ők hogyan fogják tudni fogadni, értelmezni. Az egyéb körülményeket is figyelembe kell venned, például az adott szituációt és a kulturális szabályokat, feltételeket.
Kommunikációs képességek – Az akadályok megszüntetésének fontossága
Akadályok a kommunikáció bármelyik szakaszában felbukkanhatnak, ami félreértéshez és zavarhoz vezethet.
Ahhoz, hogy jó kommunikátor legyél, és félreértés nélkül át tudd adni üzenetedet, azt a célt kell kitűznöd magad elé, hogy a lehető legjobban csökkentsd az akadályok felbukkanásának a lehetőségét azzal, hogy tisztán, pontosan, tömören és jól megtervezve kommunikálsz. Az alábbiakban bemutatjuk a kommunikációs folyamatot:
Forrás:
Mint az üzenet forrásának, tisztában kell lenned azzal, miért kommunikálsz és mit akarsz kommunikálni. Abban is biztosnak kell lenned, hogy az információ, amit át akarsz adni, hasznos és pontos.
Üzenet:
Az üzenet az az információ, amit át akarsz adni.
Kódolás:
Ez az a folyamat, mely során az általad közvetíteni kívánt kommunikációt olyan formába alakítod, melyben a legmegfelelőbben el lehet küldeni, és megérkezésekor dekódolni lehet. A kódolás sikeressége részben azon múlik, hogy mennyire vagy képes tisztán és egyszerűen átadni az információt, részben pedig azon, hogy fel tudod-e ismerni és ki tudod-e iktatni a problémaforrásokat (kulturális kérdések, téves feltételezések, hiányzó információ, stb.). Az egyik legfontosabb, hogy ismerd a hallgatóságodat. Ha nem tudod pontosan, hogy kivel kommunikálsz, akkor olyan üzeneteket küldhetsz feléjük, amit félreértelmeznek.
Címzett:
Az üzenetedet a hallgatóságod fogadja. Nem kérdéses, hogy van egy bizonyos elképzelésed arról, milyen tetteket, reakciókat szeretnél kiváltani az üzeneteddel. Tartsd azonban észben, hogy mindenki úgy lép be egy kommunikációs helyzetbe, hogy vannak bizonyos gondolatai vagy érzései, amik befolyásolják az üzenet megértését, és az arra adott reakciót is. Ha jó kommunikátor szeretnél lenni, ezt is figyelembe kell venned, mielőtt elküldenéd az üzenetedet, és ennek megfelelően kell viselkedned.
Visszajelzés:
A hallgatóságod valamilyen visszajelzést fog adni üzenetedre, verbális és nonverbális formában is. Szentelj kiemelt figyelmet ennek a visszajelzésnek, hiszen csak ebből tudhatod meg, hogy hallgatóságod valóban megértette-e az üzenetet. Ha úgy látod, hogy félreértés történt, legalább lehetőséged nyílik másodszor is elküldeni az üzenetet.
Kontextus:
A helyzetet, melyben az üzenet átadásra kerül kontextusnak hívjuk. Ebbe beletartozhat a körülöttünk lévő környezet vagy akár kultúra is (társasági kultúra, egy ország kultúrája, stb.)
Az akadályok megszüntetése
Ahhoz, hogy hatékonyan célba tudd juttatni üzeneteidet, meg kell tudnod szüntetni az összes akadályt, melyek a kommunikációs folyamat különböző állomásain felmerülhetnek.
Kezdjük magával az üzenettel. Ha üzeneted túl hosszú. rendezetlen, hibákat tartalmaz, számíthatsz rá, hogy félreértelmezik azt. Azzal, hogy rossz, oda nem illő szavakat használunk és helytelen a tesbeszédünk, szintén zavarossá tehetjük az üzenetet.
Az is problémát jelenthet, hogy túl sok információt szeretnénk átadni túl gyorsan. Ha ennek a veszélye felmerül, életbe lép a kevesebb gyakran több elve. A legjobb, ha tekintettel vagyunk mások idejére, főleg a mai, rendkívül nyüzsgő és rohanó világban.
Ha ezekkel már tisztában vagy, vedd figyelembe azt is, hogy hallgatóságod milyen kulturális háttérrel rendelkezik. Bizonyosodj meg róla, hogy érthetővé tudod tenni üzenetedet mindenki számára, figyelembe véve, hogy honnan érkezett, milyen háttérrel rendelkezik.