NLP, NLP tréning, Mély Belső Átalakulás

Kommunikációs tanács: Csak egyszerűen – Kerüld a bonyolultságot és a zűrzavart

Hogyan használhatjuk vezetőként, értékesítőként Mehrabian kommunikációs modelljét?
Egy bonyolult, összetett világban fontos az egyszerűség.
  Rengeteg dolog versenyez az ember figyelméért, így minél inkább letisztult az, ahogyan kommunikálsz és amit csinálsz, annál jobb.

Kommunikációs tanács: Csak egyszerűen - Kerüld a bonyolultságot és a zűrzavart

Az egyszerűség miatt lehetnek a szlogenek igazán figyelemfelkeltőek. Mikor meghallod, hogy „Just do it.”, egyből eszedbe jut a Nike márka, és minden velejárója: Michael Jordan, Air, a futás, a magas minőség, csúcsteljesítmény, innováció, stb. Hihetetlen hatalma lehet három rövid kis szónak is.

Mikor brosúrákat látsz magad előtt, melyikért nyúlsz? Azért, amire hosszú szöveg van nyomtatva, apró betűkkel, vagy azért, amin feltűnő háttéren mindössze pár kulcsszó olvasható? Minél egyszerűbb az üzenet, annál nagyobb hatást képes kiváltani – és annál valószínűbb, hogy magára vonja valakinek a figyelmét. Részletekből sosincs hiány. A többség csak akkor néz a részletek után, amikor már felkeltette valami az érdeklődésüket. Ehhez azonban egyszerű megközelítésre van szükség.

[sociallocker]

Amikor a kevesebb több

Nehéz egyszerűnek lenni. Sok mindenről beszélnél, és nem akarsz kihagyni semmit. Az emberek viszont gyakran elfelejtkeznek róla, hogy a hatékony kommunikációhoz először az alapokig le kell bontani mondanivalónkat.

Nézzük az alábbi részletet:

„Lényegében, a legfontosabb, hogy igazán megértsd, a kevesebb igazán lehet több is. Amikor olyasmin gondolkozol, mint a mondataid felépítése, rá fogsz jönni, hogy minél kevesebb szót használsz, végeredményében annál jobbak lesznek a mondataid, és minél jobbak a mondataid, annál egyszerűbb lesz azok megértése.”

TESSÉK?! Rendben, most fogalmazzuk ezt újra és rövidítsük le, hogy lássuk, hogyan is működik az egyszerűség:

A kevesebb több. Egy mondatban minél kevesebb a szó, annál könnyebb megérteni azt.

Melyik verzió tetszett jobban? Melyiket volt könnyebb értelmezni?

Gyakran hivatkoznak erre úgy, mint a KISS (magyarul: csók) alapelv. A KISS jelentése: „Keep It Simple, Stupid” (azaz: Csak egyszerűen, butuskám). Szokták még „Keep It Simple, Silly”-nek (Csak egyszerűen, tökfej), „Keep It Short and Sweet”-nek (Csak röviden és kedvesen) és „Keep It Simple, Sweetheart” nak (Csak egyszerűen, édesem) is nevezni. Függetlenül attól, hogy hívjuk, az üzenet lehengerlően egyszerű.

A KISS nem csak a kommunikációban, a gondolkodásban és a dizájnban is egyaránt fontos: minél összetettebb valami, annál kevesebb ember fogja megérteni. Sőt, annál több hiba merülhet fel, kulcspontok kerülhetik el a figyelmet, vagy valami igazán balul sülhet el. Továbbá, ha az egyszerűséget helyezzük tudatosan előtérbe, nem kell majd a buktatóktól tartanunk, amiket a túlzásba vitt okoskodás tartogat számunkra.

A KISS alapelv

Környezetünk tele van lehetőségekkel melyek során gyakorolhatjuk ezt az alapelvet.  Akár könnyen használható termékeket készítünk, folyamatokat egyszerűsítünk le, vagy fontos információkat kommunikálunk, mindig az egyszerűség a leghatékonyabb és a legeredményesebb.

Felmerül a kérdés: ha ennyire hatékony az egyszerűség, miért nem találkozunk vele gyakrabban? A válasz az, hogy az egyszerűsítés egyáltalán nem csökkentésből, kevesebb erőfeszítésből, a méret és a mennyiség redukálásából áll. Sokkal inkább a dolgok lebontásáról és tisztázásáról van szó, a valódi jelentés megkereséséről, és ez sok elemzésbe és értelmezésbe kerül.

Az egyszerűbb nem feltétlenül egyenlő a kevesebbel, nem jelent felületességet és nem unalmas. A szimplicitás a felesleges elemek hiánya. A kihívás rájönni, mi az, ami felesleges. Például táblázatokat és grafikonokat készíteni nagyobb erőfeszítésbe kerülhet, mint egy összefoglalást írni, de gondoljunk a végeredmény hatására. A kifejezés, miszerint „egy kép felér ezer szóval” egyértelmű bizonyíték a KISS erejére.

A KISS használata a munka során

Körültekintően válogasd meg a szavaidat az írott kommunikáció során, beleértve azt is, mikor hatásos e-maileket szeretnél írni.

  • Tedd egyértelművé, mit is szeretnél mondani
  • Használj címeket és jeleket a lényeg kiemelésére
  • Olvasd át újra és korrigáld munkádat, húzd ki a szavakat és információkat, amik nem növelik az üzenet értékét

Ügyelj a szöveg formátumára is:

  • Használj sok tagolást (szóközök, tabulátorok, enterek)
  • Húzd alá vagy emeld ki a kulcspontokat és legfőbb gondolatokat, vagy írd őket félkövér betűtípussal
  • Légy tisztában célkitűzéseddel, és azzal, hogy ki fogja olvasni az írásodat: ezeket figyelembe véve fogalmazz

Készíts egyszerű és hatékony prezentációkat:

  • Az információk rövidek és egyértelműek legyenek
  • Készíts letisztult, átlátható vizuális elemeket
  • Készíts handoutokat a részletek bemutatására
  • Csökkentsd minimálisra a zavaró tényezők számát, így segítve közönségedet koncentrálni

Tedd hatékonnyá a problémák megoldását:

  •  Használj a problémák „kiváltó okát elemző” módszereket, hogy megfelelő nézőpontból tudd azokat bemutatni
  • Alkalmazz „folyamatos fejlődést” rendszered és folyamataid egyszerűsítésére
  • Hozz létre támogatói rendszereket, amik a hatékonyság fejlesztésére ösztönzik munkatársaidat

Ne feledd, maradj szerény; ne légy gőgös vagy tolakodó, máskülönben túl messzire mehetsz, mikor az igazadat bizonygatod. Ha nem érzed, mikor kell hallgatni egy megbeszélésen, vagy túlzottan hevesen próbálsz meggyőzni valakit saját képességeidről, a végén még bolondot csinálhatsz magadból.

Mutasd meg, mennyire vagy okos azzal, hogy gyorsan és egyszerűen tudatod az emberekkel a szükséges dolgokat: egy örökkévalóságig tarthat, míg kifejti a véleményét valaki, aki szeret túlozni képességeit vagy tudását illetően. Mondanivalód terjedelme mind szóban, mind írásban sokkal kevésbé fontos, mint a lényege, a magja annak, amit átadni kívánsz.

Kulcspontok

Egyszerűnek, világosnak maradni nem feltétlenül könnyű. Végig kell gondolnod és meg kell tervezned, mit is akarsz mondani vagy csinálni, és tisztában kell lenned azzal is, hogy miért mondod vagy teszed. Amikor erősen koncentrálsz teljesítményedre és erőfeszítéseid lehetséges eredményeire, akkor célkitűzésedhez tudod majd igazítani cselekedeteidet és a legfontosabb elemeket terved megvalósítása érdekében.

A részleteknek is megvan a maguk helyük és idejük, ám ha túl korán elveszel bennük, üzeneted nehezen lesz érthető és nem leszel hatékony. Akkor leszel a legnagyobb hatással, ha beszéded letisztult és átlátható tud maradni. Ne próbálj meg mindent elmondani vagy megtenni: koncentrálj arra, ami igazán lényeges.

Alkalmazd ezt az életedben is

Gondolj arra, mikor a munkahelyeden úgy érzed túl vagy terhelve, túl vagy hajszolva. Tisztában vagy vele, hogyan egyszerűsítheted le a munkádat? Vannak tevékenységek vagy lépések, amiket ki tudsz hagyni? Átruházhatod így másra munkád egy részét, amit amúgy neked kéne elvégezned?

Legközelebb, mikor prezentációt vagy jegyzetet készítesz, jusson eszedbe a KISS alapelv. Keress módot rá, hogy lerövidítsd és konkrétabbá tedd üzenetedet. Jöjj rá, mi fogja majd meg közönséged figyelmét. Redukáld üzenetedet az alapjaiig, és hagyd, hogy közönséged kérdezzen később.

[/sociallocker]

Leave a Reply