Kommunikációs technika: Gondolkodj higgadtan

Maradj nyugodt, stresszhelyzetben is

„Susan, a jelentéséből az derül ki, hogy támogatja a bővítés ötletét, de belegondolt már, milyen következményei lehetnek ennek a vevőinkre nézve? Biztosan emlékszik a dallasi részleg bukására, amikor ők próbálkoztak ugyanezzel.”

Ha te lennél Susan, biztosan nagy nyomás alatt éreznéd magad. Válaszolnod kell a vezérigazgató kérdésére, és el kell oszlatnod az aggályait az ügyfeleket érintő esetleges kellemetlenségeket illetően. Mit tennél? Mit mondanál? Hogyan mondanád? Mi lenne, ha hirtelen semmi sem jutna eszedbe.

Ez nem egy ritka helyzet. Akár egy meetingen, prezentáción vagy egy ötlet bemutatása során is kaphatsz váratlan kérdéseket. A gyors, higgadt gondolkodás egy mindenki által áhított tulajdonság, mely rendkívül fontos a kommunikációs szempontjából. Ha sikerül tökélyre fejlesztened, magabiztos és pontos válaszaid alá fogják támasztani mondanivalódat.

Ha gondolataidat, ötleteidet gyorsan összefüggő beszéddé tudod alakítani, azzal bebiztosítod, hogy mondanivalód célba ér. Ettől sokkal magabiztosabban fogsz kommunikálni, ezáltal meggyőzőbb leszel.

Kommunikációs technika: Gondolkodj higgadtan

A higgadt gondolkodás megtanulásának kulcsa az önbizalom. Ha információt adsz át, elmondod a véleményedet vagy megoldást kínálsz valamilyen problémára, bizonyosodj meg róla, hogy tudod, miről beszélsz, és jól informált vagy a témában. Ez nem azt jelenti, hogy mindent tudnod kell egészen a legapróbb részletekig, de ha biztos vagy a tudásodban, az segíteni fog nyugodtnak és összeszedettnek maradni akkor is, ha váratlanul kérdéseket szegeznek neked.

Tanulj meg higgadtan gondolkodni

A higgadt gondolkodás titka, hogy légy felkészült: tanuld meg a szükséges képességeket, és taktikákat, készülj fel az olyan helyzetekre, amikor nyomás alá kerülhetsz. Amikor aztán valóban váratlan helyzetbe kerülsz, képes leszel alkalmazni ezeket a taktikákat és a felkészülés során gyakoroltakat, és nyugodt maradhatsz, amíg kigondolod és megfogalmazod a választ. Íme néhány tipp és hasznos kommunikációs tanács:

 1. Kommunikációs tanács: Maradj nyugodt

Ez nem könnyű, amikor nyomás alatt vagy, de ahhoz, hogy a hangod nyugodt maradhasson, és agyad is minél jobban, gyorsabban működhessen, nyugodtnak kell maradnod.

  • Lélegezz mélyeket
  • Szánj rá egy pár pillanatot, hogy pozitív, megerősítő üzeneteket küldj magadnak
  • Feszítsd meg néhány, a hallgatóság számára láthatatlan izmodat (bicepsz, comb, lábizmok), majd engedd el őket

2. Kommunikációs tanács: Hallgass figyelmesen

Nem meglepő, hogy a figyelmes hallgatás kulcsfontosságú a higgadt gondolkodáshoz. Miért is kell odafigyelned a másikra? Azért, hogy megbizonyosodj róla, hogy érted a kérdést, mielőtt még elkezdenél készülni a válaszra. Ha túl hamar válaszolsz, azt a látszatod keltheted, hogy a kérdést szükségtelennek vagy nem helyénvalónak érzed. A figyelmes hallgatáshoz a következőket tedd:

  • Nézz a kérdezőre
  • Figyelj oda a testbeszédére, és persze a mondottakra is
  • Próbálj meg rájönni, mit sugall a kérdés vagy kérés. Támadó szándékú? Jogos kérés? Esetleg próbatétel? Miért kérdezi a kérdező azt, amit, és mi vele a szándéka?

Kommunikációs tipp:

Emlékezz rá, az emberek azért tesznek fel kérdéseket, mert kíváncsiak. Ez a kíváncsiság lehet pozitív, amikor egyszerűen több információhoz szeretnének jutni. Lehet azonban negatív is, amikor kényelmetlen helyzetbe szeretnének hozni. Bármi is a céljuk, érdekli őket, hogy mit fogsz mondani. Rajtad múlik, hogy csalódást okozol-e nekik.

3. Kommunikációs tanács: Ismételtesd meg a kérdést

Ha komoly nyomás alatt érzed magad, kérd meg a kérdezőt, hogy ismételje meg kérdését, ezzel egy kicsit több időd adódik gondolkodni a válaszon.

Sokan bizonyára úgy gondolják, hogy ettől csak bizonytalanabbnak fognak látszani, de ez nem így van. Inkább azt a látszatot kelti, hogy elkötelezett vagy a téma iránt, és szeretnél minél jobb választ adni. Ráadásul így a kérdezőnek is lehetősége nyílik átfogalmazni kérdését, hogy az még jobban a lényegre irányuljon. Ne feledd, talán a kérdezőnek is jobban át kell gondolnia kérdését, így másodszorra talán már pontosabban és tisztábban rá tud kérdezni arra, ami érdekli.

Azzal, hogy a kérdés megismétlését kéred, közelebb kerülhetsz a kérdező szándékainak megértéséhez is. Ha a kérdés másodszorra jobban megfogalmazott, és pontosabb, akkor valószínűleg valóban többet akar tudni az adott dologról. Ha ugyanazt a kérdést ismétli meg agresszívabb hangsúllyal, akkor valószínűleg az a fő célja, hogy kellemetlen helyzetbe hozzon. Utóbbi esetben a következő lépés nagyon hasznos lehet.

4. Kommunikációs tanács: Nyerj időt

Előfordulhat, hogy több időt vesz igénybe, hogy megnyugtasd magad, összeszedd a gondolataidat és tiszta, érthető választ formálj belőlük. A legutolsó dolog, amit ilyenkor szeretnél, ha a legelső gondolatod kicsúszna a szádon, mivel ez valószínűleg egy defenzív kijelentés lenne, amitől sokkal inkább tűnnél bizonytalannak és riadtnak, mint magabiztosnak és nyugodtnak.

  • Te magad is ismételd meg a kérdést. Ezzel több időd nyílik a gondolkodásra, és még jobban megértheted a kérdést. Át is fogalmazhatod a kérdést, hogy már abban elrejts ez pozitív üzenetet: „Hogyan gondolkodom az ügyfeleket érő hatásokról, miként szeretném elérni, hogy a bővítés során is csak pozitív tapasztalataik legyenek?”
  • Szűkítsd a kört. Tegyél fel te is egy kérdést. Nemcsak azért, hogy megbizonyosodj róla, biztosan érted a kérdést, hanem hogy leszűkítsd a kört arra a részletre, amire a másik valóban kíváncsi: „Tehát azt szeretné hallani, mennyire vettem figyelembe a vevőinket érő hatásokat. Milyen hatások érdeklik a legjobban? Az áruk elérhetősége vagy talán a beszerzési osztály munkája?”
  • Kérj pontosítást, ezzel tisztább, érthetőbb kérdés feltételére sarkallva a kérdezőt: „Amikor azt mondja, tudni szeretné, hogyan elemeztem a vásárlókat esetlegesen érő hatásokat, akkor egy részletes listára gondol, melyben felsorolom az eszközöket és technikákat, melyeket az elemzés során használtam?”
  • Kérd az ismeretlen szavak definícióját. A zsargon és a különleges szóhasználat talán problémát jelenthet a számodra. Kérd a szavak, kifejezések pontosítását, hogy megbizonyosodhass róla, ugyanarról beszéltek.

5. Kommunikációs tanács: Használd a csendet a saját javadra

Természetünkből adódóan a legtöbben úgy véljük, hogy a hallgatás kényelmetlen érzést vált ki az emberekből. Ha azonban megfelelően, jól időzítve alkalmazol kisebb szüneteket, az azt mutatja, hogy teljesen ura vagy a gondolataidnak, magabiztos vagy, és nagyszerű választ fogsz adni. Ha túl hamar válaszolsz, gyakran csak elhadarod a szavakat. Azzal, hogy megállsz egy kicsit, összeszeded a gondolataidat, azt az üzenetet küldöd az agyadnak, hogy mindent lassítson le, így a beszédedet is.

6. Kommunikációs tanács: Maradj meg egy adott dolognál és az azt alátámasztó információnál

Könnyen előfordulhat, hogy nyomás alatt vagy túl röviden vagy túl hosszan válaszolsz. Ha túl rövid választ adsz, azt kockáztatod, hogy a beszélgetés átmegy „kihallgatásba”, a kérdező újabb és újabb kérdéseket fog feltenni, ezzel teljesen átvéve az irányítást. Ha túl hosszan válaszolsz, elvesztheted az emberek érdeklődését, mondanivalód unalmassá válhat, és olyan dolgokat is kimondhatsz, melyeket talán nem kellene. Emlékezz, nem arra kértek, hogy tarts beszédet az adott dologról. A kérdező szeretne tudni valamit. Ezt tartsd tiszteletben, válaszolj, és csak annyi információval támaszd alá válaszodat, amennyivel szükséges.

Ez a technika segít megtanulni bizonyos dolgokra fókuszálni. Ahelyett, hogy megpróbálnál minden ötletet egybefűzni, és kimondani, ami épp a fejedben kavarog, kiválasztod a lényeget és egy olyan információt, amivel megfelelően alá tudod támasztani azt. Ezzel pontos és magabiztos választ tudsz adni.

Kommunikációs tipp:

Ha nem tudod a választ, azt is mondd meg. Semmi értelme, hogy megpróbálj kitalálni valamit, ezzel csak azt éred el, hogy bolondnak fogsz látszani mások szemében, és a jövőben kevesebb bizalommal fognak hozzád fordulni. Általában semmi kivetnivaló nincs abban, ha valaki nem tud valamit, csak bizonyosodj meg róla, hogy minél előbb pótolod a hiányosságot, és elárulod a választ az érintetteknek.

 7. Kommunikációs tanács: Készülj fel minden eshetőségre

Egy kis előrelátással gyakran meg lehet jósolni, milyen típusú kérdéseket kapunk majd, így a válaszokra is felkészülhetünk. Tegyük fel, hogy a havi eladási statisztikákat mutatod be a vezetőségnek. Valószínű, hogy a beszámolód megválaszolja majd a legegyértelműbb kérdéseket, amik felmerülhetnének, de milyen kérdéseket tehetnek még fel? Mi volt más ebben a hónapban? Milyen új kérdést kaphatsz, amit eddig még nem tettek fel? Hogyan fogsz válaszolni? Milyen plusz információkra van szükséged, hogy megválaszold az összetettebb kérdéseket?

Szánj egy kis időt rá, hogy felkészülj a legnehezebb kérdésekre, amiket kaphatsz, és találj ki megfelelő válaszokat rájuk.

8. Kommunikációs tanács: Beszélj tisztán

Az, hogy hogyan mondasz valamit, majdnem olyan fontos, mint az, hogy mit mondasz. Ha motyogsz vagy minden második szó után „ő-zöl” és „á-zol”, azzal kevésbé lesz meggyőző a mkondanivalód. Ha emberekkel kell beszélned, előtte vedd figyelembe és gyakorold a következőket:

  • Beszélj erőteljes hangon (Ne keverd össze az erőteljest a hangossal!)
  • Használj szüneteket, hogy kiemeld a lényeges részeket vagy csak, hogy lelassítsd a beszéded
  • Változtatgasd a hangszínedet, és figyelj oda, milyen hatással vannak az üzenet befogadására ezek a változások
  • Vedd fel a szemkontaktust a szükséges helyzetekben
  • Figyelj oda a nyelvtani helyességre
  • Legyél annyira hivatalos vagy nem hivatalos, amennyire a helyzet megköveteli

 9. Kommunikációs tanács: Összegezz és fejezd be

Zárd le a válaszodat egy gyors összegzéssel. Ezután már ne közölj további információkat a hallgatósággal. Könnyen lehet, hogy az összegzésed után a hallgatóságod csöndben marad, de ne kövesd el azt a gyakori hibát, hogy megtöröd a csendet még több információval. Ilyenkor az emberek emésztgetik az addig kapott információkat, ha még többet zúdítasz rájuk, összezavarhatod őket, tönkretéve a nagyszerű munkát, amit eddig végeztél.

Használj olyan szavakat, melyekből kiderül, hogy összegzel (összességében, végezetül) vagy ismételd meg a kérdést és a rövid választ:

„Tehát mit is tettem, hogy felmérjem a vásárlóinkat esetlegesen érő hatásokat? Átvizsgáltam a dallasi esetről készült dokumentumokat, és felkészültem az esetleges nehézségekre, amik nálunk előfordulhatnak.”

Kommunikációs technika: Gondolkodj higgadtan

Kulcspontok

Senki sem élvezi, ha olyan kérdéseket szegeznek neki, amikre nem volt teljesen felkészülve. Ez a váratlan szituáció stresszessé teheti az embert, a stressz azonban nem feltétlenül kezelhetetlen, ha tudsz higgadtan gondolkodni, és fel tudod idézni az előbb tanult technikákat, meg fogod tudni oldani a helyzetet. A higgadt gondolkodás azt jelenti, hogy végig ura tudsz maradni a helyzetnek. Tegyél fel kérdéseket, nyerj időt magadnak, és emlékezz rá, hogy egyszerre csak egy dologról beszélj és egy adott információval támaszd alá azt. Ha képes vagy az adott probléma kulcsfontosságú pontjaira fókuszálni, akkor úgy tudsz majd válaszolni, mint a téma valódi szakértője, így hallgatóságodra és magadra is jó benyomást tehetsz magabiztosságoddal és könnyedségeddel.