NLP, NLP tréning, Mély Belső Átalakulás

A kommunikációs kör – Hat lépés a jobb kommunikáció felé

Hogyan használhatjuk vezetőként, értékesítőként Mehrabian kommunikációs modelljét?

„Ötleteink kifejezésének képessége legalább annyira fontos, mint az ötletek maguk.”

–Bernard Baruch amerikai üzletember.

Függetlenül attól, hogy épp munkatársadnak írsz e-mailt, egy új tagot részesítesz munkahelyi képzésben, avagy fontos prezentációt tartasz az igazgatótanácsnak, világosan, tömören és könnyen érthetően kell kommunikálnod.

Zavarodtál már össze, miközben megpróbáltad összeállítani az üzenetedet? Okozott már nehézséget, hogy rájöjj, hallgatóságodnak milyen információkra van valóban szüksége? Annyi tényezőt kell figyelembe venni mind a felkészülés, mind az előadás alatt, hogy könnyű elfeledkezni valami igazán lényegesről.

A kommunikációs kör - Hat lépés a jobb kommunikáció felé

A Kommunikációs Kör egy hatlépéses folyamat, ami segít üzeneted átadásán finomítani, és fejleszteni azt.  Segít, hogy biztosan ne felejts ki semmi alapvetőt, mikor először közvetíted üzenetedet, és segítséget nyújt a legnagyobb hatás eléréséhez a továbbiakban. Az, hogy ezt a folyamatot ciklikus formába rendezzük, ösztönözni fog a továbbiakban, hogy a kapott visszajelzések felhasználásával fejleszd kommunikációs készségedet.

Ebben a cikkben megvizsgáljuk a Kommunikációs Kört, és azt, hogyan használhatod mindennapi kommunikációd fejlesztésére. Továbbá példákat mutatunk majd rá, hogyan használhatod a Kommunikációs Kört fontos kommunikációs folyamatok során.

A Kommunikációs Kör értelmezése

  1. Megjegyzés:
    Bármilyen területen alkalmazhatod a Kommunikációs Kört, ahol kommunikáció zajlik, de a leghasznosabbnak komplex kommunikációs folyamatok előkészítésénél és lefolytatásánál találod majd, mint például csapat- vagy szervezeti e-maileknél, értékesítési anyagoknál és prezentációknál.
  2. Megjegyzés:
    A Kommunikációs Kör nem tartalmaz „ellenőrző” lépést, viszont ettől függetlenül alkalmazhatod a 3-mas, 4-es, 5-ös és 6-os lépéseket kommunikációd ellenőrzésére (például kérd meg kollégáidat, hogy korrigálják és lássák el megjegyzésekkel szövegeidet, vagy gyakorold előadásodat egy kisebb csoport előtt). Ezután használd fel ezeket a visszajelzéseket üzeneted megváltoztatására és fejlesztésére, mikor újrakezded a Kört.

Hogyan használd a Kommunikációs Kört?

Kövesd az alábbi lépéseket a Kör használatához:

Első lépés: Tisztázd a célodat

Válaszolj az alábbi kérdésekre, ezzel rendezve a közvetítendő üzeneteddel kapcsolatos gondolataidat:

  • Kivel kommunikálok?
  • Milyen üzenetet kívánok küldeni, és mit próbálok vele elérni?
  • Miért akarom átadni ezt az üzenetet? Valóban szükséges átadnom?
  • Milyen érzéseket szeretnék kiváltani a hallgatóságomból?
  • Mire van szüksége a hallgatóságomnak az üzenetemből?
  • Mit szeretnék, mihez kezdjen hallgatóságom ezzel az üzenettel?

Második lépés: Kompozíció/Kódolás

Most, hogy letisztáztad szándékaidat az első lépés kérdéseinek segítségével, láss hozzá üzeneted összeállításához. Gondolkozz rajta, hogy:

  • Mi üzenetem átadásának legjobb módja?
  • Milyen szintű/fajtájú nyelvezetet kéne használnom?
  • Rendelkezik-e hallgatóságom bármilyen háttér-információval a témát illetően?
  • Szüksége van közönségemnek bármilyen kiegészítő forrásra üzenetem értelmezéséhez?
  • Fejezek-e ki érzelmeket üzenetemmel? Ha igen, milyeneket?
  • Feltételez üzenetem rólam vagy szándékaimról bármit, ami hátráltatná a kommunikációt?

Harmadik lépés: Továbbítás/Átadás

A mód, ahogy üzenetünket kommunikáljuk kulcsfontosságú a hatékony kommunikáció szempontjából. Tedd fel a kérdést magadnak:

  • Megfelelő-e az időpont üzenetem átadásához?
  • Milyen lesz közönségem lelkiállapota, és mennyire érzik majd megterhelve magukat, ha eljut hozzájuk az üzenet? Hogyan adjam át üzenetemet ezt figyelembe véve?
  • Lesz bármilyen tényező, ami figyelemelterelő lehet, és hátráltathatja kommunikációmat (Ezt különösen prezentációk és beszédek előtt érdemes megfontolni.)?
  • Szükséges bárki mást bevennem hallgatóságomba?

Negyedik lépés: Visszajelzések fogadása

Ez alapvető lépés a Kommunikációs Körben. A közönség visszajelzései nélkül sose fogod megtudni, hogyan fejlesztheted üzeneted átadásának módját.

Bizonyosodj meg róla, hogy a kommunikáció folyamán lehetőséged van valamilyen visszajelzést kapni.

  • Tisztában vagy a testbeszéd értelmezésének módjával, és azzal, hogyan alakítsd kommunikácioódat ezt figyelembe véve?
  • Hagysz időt egy kérdés-válasz részre, amennyiben beszédet mondasz vagy prezentálsz?
  • Lesz módja közönségednek visszajelzést adni?
  • Többnyire olyan visszajelzéseket kapsz, amilyeneket vártál és szerettél volna?

Ne felejts el indirekt visszajelzéseket se használni. Olyan reakciókat kaptál, amilyeneket vártál közönségedtől? Mi egyebet tudsz még levonni a kapott visszajelzésekből?

Ötödik lépés: Elemzés/Dekódolás/Tanulás

Használd a negyedik lépésben kapott visszajelzéseket önmagad fejlesztésére. Szituációtól függően esetleg szükséges újraírni üzenetedet és újra próbálkozni (az az egyik legfőbb előnye annak, ha kipróbálod beszédedet egy kisebb közönség előtt, hogy ezt még a nagy nap előtt megteheted).

  • Miért azt a visszajelzést kaptad, amit? Mit árul ez el üzenetedről?
  • Mit csinálhattál volna máshogy, a kívánt reakció kiváltásának érdekében?
  • Sikerült kiváltani a közönségből azt az értést, amit szerettél volna? Ha nem, miért?
  • Mit kell viselkedéseden változtatnod az előrelépés érdekében?

Hatodik lépés: Változás/Fejlődés

Ez a lépés teszi teljessé a Kört. A világ összes visszajelzése sem segít neked, ha nem tanulsz belőlük és nem változol.

  • Tartsd tiszteletben a kapott visszajelzéseket, és amennyiben érvényesnek véled, változtass üzeneteden és magatartásodon.
  • Ismerd fel a fejlődésedet elősegíthető forrásokat (kollégák véleményének kikérése, több önellenőrzés, kérdőívek használata, leckék, könyvek, szemináriumok, stb…).

Példa a Kommunikációs Kör alkalmazására

A Kommunikációs Kör alkalmazása viszonylag magától értetődő. Tekints rá úgy, mint egy ellenőrzőlistára üzeneteid elkészítéséhez, függetlenül azok volumenétől.

Íme, egy példa: Te vagy az IT felelős szervezetednél, és prezentációt kell készítened a vezérigazgatónak és az igazgatóságnak. Az előadásnak tartalmaznia kell, mivel foglalkozik az IT részleg, és mennyi munkáért is felelős valójában. A prezentáció célja, hogy megmutassa mennyire elengedhetetlen része az IT a szervezetnek, és meggyőzze az illetékeseket, hogy további munkatársakat vehessetek fel, a következő negyedévi forráscsökkentések helyett.

Az alábbiak szerint alkalmazhatod a Kommunikációs Kört prezentációd hatékony elkészítéséhez:

Első lépés: Cél

Kivel kommunikálok?

  • A vezérigazgatóval és az igazgatósággal

Milyen üzenetet kívánok küldeni?

  • Meg akarom mutatni, hogy az IT elemi része a szervezetnek, és hogy további forrásokra van szükség további állomány felvételéhez.

Miért akarom átadni az üzenetet?

  • Tájékoztatás nélkül a bizottság esetleg forrásokat von meg a következő évben.

Mit szeretnék, hogyan érezze magát a közönségem?

  • Szeretném, hogy izgalomba hozza őket az értékes munka, amit az IT végez, és aggodalmaik támadjanak a munkaerő csökkenésével járó, esetlegesen a céget érő károkat illetően.

Mire van szüksége, mit szeretne megtudni a közönségem az üzenetből?

  • A hallgatóságomnak át kell látnia a munkát amit az IT végez, és megértenie, hogy mindennapi fenyegetésektől védi meg a szervezetet. Számszerű kimutatásokat kell látniuk, melyek megmutatják, hogy mennyi pénzt spóroltunk meg a vállalatnak az elmúlt két évben.

Mit szeretnék, mihez kezdjen a hallgatóságom az üzenettel?

  • Meg kell érteniük, hogy az ő érdekük is további forrásokat nyújtani az IT-nek.

Második lépés: Kompozíció/Kódolás

Mi üzenetem átadásának legjobb módja?

  • Prezentáció egy csoportnak

Milyen szintű/fajtájú nyelvezetet kéne használnom?

  • El kell kerülnöm az IT zsargonját és szakszavait. Nyelvezetem professzionálisnak, ám könnyen érthetőnek kell lennie.

Rendelkezik-e hallgatóságom bármiféle háttér-információval a témát illetően?

  • Az igazgatóság egyes tagjainak csak homályos képe van arról, mit is csinál az IT részleg. Mások sokkal inkább tájékozottak.
  • Az igazgatóság rendelkezik számadatokkal, amikről leolvasható, hogy az IT költségvetése magasabb, mint az egyéb osztályoké.

Szüksége van hallgatóságomnak bármiféle kiegészítő forrásra üzenetem értelmezéséhez?

  • Hasznos vizuális kiegészítések lehetnek grafikonok és táblázatok, papíron vagy egy PowerPoint prezentációban.

Fejezek-e ki érzelmeket üzenetemmel? Ha igen, milyeneket?

  • Érzékeltetnem kell mennyire izgatott vagyok a munkámmal és részlegemmel kapcsolatban, illetve mennyire nyugtalanítanak a közelgő költségmegvonások, tekintve a részlegem által végzett munka fontosságát.

Feltételez üzenetem rólam vagy szándékaimról bármit, ami hátráltatná a kommunikációt?

  • Talán azt gondolják rólam, hogy mivel az IT részlegnél dolgozom, valószínűleg rosszak a kommunikációs képességeim. Be kell bizonyítanom, hogy ez nem igaz.

Harmadik lépés: Továbbítás/Átadás

Megfelelő-e az időpont üzenetem átadásához?

  • Igen, ugyanis a bizottság hamarosan jóváhagyja a jövő évi költségvetést.

Milyen lesz közönségem lelkiállapota, és mennyire érzik majd megterhelve magukat, ha eljut hozzájuk az üzenet? Hogyan adjam át üzenetemet ezt figyelembe véve?

  • Minden bizonnyal amúgy is túl vannak terhelve információkkal, így tömören, de meggyőzően kell fogalmaznom.

Lesz bármilyen tényező, ami figyelemelterelő lehet és hátráltatja a kommunikációmat?

  • Az előadás valószínűleg az A-tárgyalóban lesz, ahol hangosan zúg a légkondicionáló, tehát hangosan kell majd beszélnem.
  • A vezetőség egy hosszú és fárasztó nap végén fogja meghallgatni a prezentációt, így figyelmük könnyen lankadhat.

Szükséges-e bárki mást bevennem hallgatóságomba?

  • Nem.

Negyedik lépés: Visszajelzések fogadása

  • A prezentáció végén egy 10 perces kérdés-válasz részt tartok a vezetőséggel.
  • A prezentáció után azonnal találkozok a vezérigazgatóval, hogy kikérjem a véleményét.
  • Vizsgálódok egy kicsit a testbeszéd területén, ez segíteni fog értelmezni a hallgatóságom jelzéseit teljesítményemről a prezentációm alatt.

Ötödik és hatodik lépés: Feldolgozás és Fejlődés

Pár nappal az előadás után a főnököd közli veled, hogy az előadás elnyerte a vezetőség tetszését, és további pénzügyi forrásokat fognak nyújtani, köszönhetően a meggyőző statisztikáidnak és világos üzenetednek. Ettől függetlenül azt gondolják előadásod egy kicsit túl hosszú volt.

Ezekkel az ismeretekkel felvértezve elhatározod, hogy a jövőben lerövidíted prezentációidat, és jobban tudod majd üzenetedet közölni, kihagyva a felesleges információkat.

Kulcspontok

A Kommunikációs Kör egy hatlépéses folyamat, ami segít hatékonyan előkészíteni és előadni mondanivalódat. Bármilyen területen alkalmazhatod a Kommunikációs Kört, ahol kommunikációs folyamatok zajlanak, de a leghasznosabbnak komplex kommunikációs folyamatoknál fogod találni.

Mivel a hatékony kommunikáció ennyire elengedhetetlen, ennek a módszernek a legnagyobb előnye a körkörös mivolta. Felkészülsz, előadsz, visszajelzéseket kapsz, ezeket felhasználva fejleszted kommunikációs készségedet, így a következő alkalommal még hatékonyabban tudsz majd kommunikálni.

Leave a Reply